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  • 展位搭建公司撤展時間管理

    展位搭建公司撤展時間管理

    展覽占用展館的時間由布展時間、展示時間、撤展時間構成。在展示時間確定的情況下,對展館占用時間取決于布展時間和撤展時間。布展與撤展占用時間長,會減少展館的周期利用率,增加使用展館的成本,展館經營方會要求展覽主、承辦方補償,客觀上會增加主承辦方的負擔,所以,主辦單位一般都會規定布展與撤展時間,以盡貢縮短對展館的占用時間。參展商應在規定時間內完成作業流程。否則,要么影響企業及時參展,要么會增加成本(加班)費用。

    為減少布展橄展占用時間,展示規模大、特裝復雜的參展企業,可根據設計事先在場外提前觀礙履示特裝的構件,布展時到展館組裝即可,這樣也有利于按時撤展。

    展會撤展是在展會規定的撤展期里進行的。所謂撤展期,是指展會閉幕以后參展商撤除展位和將展品運出展覽現場的這一段時間。這一段時間一般也不會很長,短的往往只有一天,長的也很少超過四天。

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    由于本展會閉幕以后,展館可能還安排有其他的展會在此展出,所以,展位搭建公司和籌展期一樣,撤展期一旦確定下來,往往也不容易更改。在短短的撤展期內,眾多的參展商要將各自的展位撤除和將展品運出展覽現場,各參展商無疑要對自己的撤展工作事先做好規劃,展會無疑也要加大對撤展現場的管理力度,否則,現場秩序一片混亂,任何事情都可能被延誤。

    為維護撤展現場秩序,使各參展商安全、快速和順利地撤展,展會有必要對撤展進行時間管理。

    1.將撤展的確切起止時間準確地通知參展商

    為方便參展商進行撤展規劃,展會要將展會撤展的確切起止時間準確地通知參展商;如果參展商的展位撤除工作不是由參展商自己負責,而是由其他承建商負責,展會就要將該時間同時通知參展商和該承建商。展會可以將該時間在《參展商手冊》中注明,也可以在撤展通知中明確,還可以用專門的信函來通知,讓參展商心中有數;在展覽的最后一天,在展覽現場,展會還要以廣播的形式提醒各參展商,讓他們做好準備。

    2.讓參展商理解撤展開始時間的不可變更性

    在很多展會現場,由于種種原因,參展商常常不遵守展會對撤展時間的規定。例如,有些參展商由于展會末期觀眾較少而想及早離開,他們因此而提前撤展;有些參展商因為展品已經處理完畢而提前撤展;還有一些參展商由于參展效果太好,即使到展會末期觀眾還是絡繹不絕,他們因此而拖延撤展,如此等等。對于拖延撤展的參展商,只要他們能在規定的時間內完成自己的撤展工作,展會對他們可以不加干涉;對于那些提前撤展的參展商,由于規定的撤展時間未到,他們的提前撤展行為對展會的正常展出形成嚴重干擾,展會應加以阻止。所以展會要讓參展商理解撤展開始時間的不可變更性,讓他們在展會規定的時間內撤展,尤其不要提前撤展。

    3.展位搭建公司加強撤展現場管理

    和籌展一樣,撤展的現場秩序對保證各參展商順利撤展也很重要。例如,盡管每個參展商都規劃好了自己的撤展工作和時間計劃,但如果撤展現場秩序混亂,各參展商的撤展工作互相影響,他們的撤展工作進程必將大受影響,展會的整體撤展進度必將被拖延。所以,展會還有必要對撤展現場進行有效的管理,通過現場管理,維持良好的現場秩序,使參展商在撤展時盡量互不影響,盡快完成各自的撤展工作。在必要時,展會還可以對有需要的參展商提供協助。

    對展會撒展進行有效的時間管理,需要展會、參展商、展位承建商和展品運輸代理等方面的通力合作和密切配合,還要有展場清潔公司的協助,他們之中任何一方的工作延誤都會對展會的整體撤展工作帶來不利影響。為此,展會要保持和參展商、展位承建商以及展品運輸代理等有關方面的聯系暢通。

     

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